Het HKZ-certificeringstraject
De documentatiebeoordeling
Tijdens de documentatiebeoordeling wordt het kwaliteitssysteemhandboek van de organisatie naast het HKZ Certificatieschema of de eisen van de ISO 9001 norm gelegd. Daarbij wordt door een certificerende instantie beoordeeld of alle elementen uit het schema/de norm aanwezig zijn en de verschillende documenten eenduidig zijn.
De implementatiebeoordeling
Tijdens de implementatiebeoordeling wordt door de certificerende instantie getoetst of de documenten (procedures, instructies, formulieren en dergelijke) uit het handboek aantoonbaar in de praktijk gebruikt worden. Hiervoor worden medewerkers vanuit alle lagen van de organisatie geïnterviewd.
De interviews gaan altijd over de werkzaamheden die de medewerker uitoefent. Het gaat er daarbij niet om of de individuele medewerker zijn of haar functie goed uitoefent maar of het kwaliteitssysteem op alle niveaus in de organisatie werkt. Een medewerker hoeft ook niet het hele handboek uit zijn of haar hoofd te kennen. Het gaat erom dat hij/zij weet waar documenten te vinden zijn, hij/zij volgens de afspraken werkt en daarbij relevante formulieren en dergelijke ook daadwerkelijk gebruikt.
Wanneer de organisatie heeft kunnen aantonen dat het systeem volledig is én dat het geïmplementeerd is in de dagelijkse praktijk, wordt de organisatie voorgedragen voor certificatie.
De proefaudit
Voorafgaand aan de certificatie kan een proefaudit worden uitgevoerd. Deze proefaudit bestaat (meestal) uit een beoordeling van de documentatie, een beoordeling van de mate van implementatie of een combinatie van beide. Een proefaudit geeft u een onafhankelijk oordeel over de mate waarin het kwaliteitssysteem voldoet aan de eisen en geïmplementeerd is in uw organisatie. Tevens krijgen uw medewerkers de kans een audit mee te maken zonder de druk van een certificatie.
Onderhoud van het systeem
Een certificaat is 3 jaar geldig. Nadat het certificaat is afgegeven, zal de organisatie moeten blijven aantonen dat zij het kwaliteitssysteem onderhoudt. De certificerende instantie toetst dit door gedurende de tijd dat het certificaat geldig is, ieder jaar of ieder half jaar vervolgbezoeken te brengen.
