Het certificeringstraject nader toegelicht

Kintraco Managementconsultants heeft ervaren specialisten die u kunnen begeleiden bij het opzetten en invoeren van kwaliteitssystemen benodigd voor een groot aantal certificeringsregelingen (bijvoorbeeld ISO 9001, VCA, HKZ, BRL's etc). Aan de hand van een planning dragen wij er zorg voor dat er een vloeiend verloop is in het certificatieproces. Met de ondersteuning van Kintraco Managementconsultants bent u snel in het bezit van het door uw gewenste certificaat.

Opzet kwaliteitssysteem
Het kwaliteitshandboek kan gezien als de basis van het kwaliteitssysteem. In een kwaliteitshandboek is het kwaliteitsbeleid vastgelegd en wordt het kwaliteitssysteem van de organisatie beschreven. Als gevolg van de "taal" waarin de kwaliteitsnormen zijn opgesteld zijn deze niet meteen toegankelijk en toepasbaar. Dit is het gevolg van het feit dat deze normen voor alle organisaties geschikt moet zijn. Het is dan ook noodzakelijk deze normen te herschrijven voor de organisatie waarin een kwaliteitssysteem opgezet moet worden. Deze vertaling is geen letterlijke vertaling, maar een invulling van de normen voor de specifieke bedrijfssituatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vakjargon en benamingen van afdelingen en functionarissen. Op deze manier wordt de norm begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie. In het kwaliteitshandboek worden de volgende zaken beschreven:

• Kwaliteitsbeleid
• Organisatiestructuur
• Beschrijvingen van de bedrijfsprocessen inclusief formulieren/checklisten
• Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• De wijze van beheer van het kwaliteitssysteem

Kintraco Managementconsultants zal het opzetten van een kwaliteitshandboek inclusief alle procesbeschrijvingen voor zijn rekening nemen.

Implementatie
Nadat het kwaliteitshandboek is opgezet zal Kintraco de implementatie hiervan begeleiden.
Zo zal gewerkt moeten gaan worden volgens het handboek. Dit betekent onder ander dat de volgende activiteiten uitgevoerd zullen gaan worden:

• Het doel en inrichting van een kwaliteitssysteem uitleggen;
• De opbouw en de inhoud van de norm uitleggen;
• Het aanleggen en onderhouden van een kwaliteitshandboek;
• Het opzetten en onderhouden van procedures;
• Het opzetten en onderhouden van een kwaliteitsplan inclusief planningen;
• Het uitvoeren van interne audits;
• Communicatie met certificerende instellingen.
• Begeleiden van alle noodzakelijke activiteiten t.b.v. het gaan werken volgens de norm

Certificaat
Een certificaat is een document, dat is uitgegeven volgens de regels van een certificatiesysteem. Op dit document wordt verklaard dat hetgeen waarop het certificaat betrekking heeft, voldoet aan de gestelde eisen. Certificaten voor kwaliteitssystemen mogen alleen afgegeven worden door erkende certificerende instanties. De waarde van een certificaat wordt in de eerste plaats bepaald door de eisen die aan het certificaat ten grondslag liggen. Er van uitgaande dat certificaten gebaseerd zullen zijn op algemeen geaccepteerde eisen, heeft een certificaat waarde zowel intern als ook voor de klant. Interne waarde is vooral gelegen in het feit dat een certificaat wordt ervaren als het sluitstuk van de invoering van een kwaliteitssysteem en ter ondersteuning van de motivatie binnen het bedrijf om aan de gestelde eisten te blijven voldoen (‘stok achter de deur'). Daarnaast zal een gecertificeerd kwaliteitssysteem tevens waarde hebben met betrekking tot de commerciële uitstraling en voor het binnenhalen van opdrachten van het bedrijf.
Voor de klant heeft certificatie van bedrijven betekenis voor de boordeling van bedrijven. Zekerheden ten aanzien van contractbeoordeling, een correcte uitvoering van het werk en borging van kwaliteit zijn elementen die het vertrouwen tussen de partijen onderstrepen.

Het certificatie traject
Indien Kintraco Management Consultants aangeeft dat het bedrijf gereed is voor certificatie kan het certificatietraject worden gestart. Binnen het certificatietraject kunnen 5 fasen worden onderscheiden. Kintraco Managementconsultants begeleidt dit gehele proces.

Fase 1: Aanvragen offertes
Begonnen wordt met het zoeken van een certificerende instantie die ervaring heeft in de branche van de opdrachtgever. Kintraco vraagt offertes aan en beoordeelt deze. Dit traject is voor elk soort certificaat van toepassing.

Fase 2: Documentatiebeoordeling
De certificerende instantie zal starten met de beoordeling van de documentatie (kwaliteitshandboek). Aan de hand van de betreffende kwaliteits-, veiligheids- en/of milieunorm zal worden bekeken of voldaan wordt aan de eisen. De opdrachtgever ontvangt een beoordelingsrapport van de certificerende instantie met betrekking tot die criteria waaraan voor de certificatie ten minste moet worden voldaan.

Fase 3: Initiële Audit
Na de eventuele herziening van de documentatie naar aanleiding de documentatiebeoordeling wordt door middel van de initiële audit door de certificerende instantie geverifieerd hoe het managementsysteem in de praktijk functioneert. Deze audit wordt uitgevoerd door middel van interviews met diverse personeelsleden op hun werkplek. Het doel is viervoudig:

• Verifiëren dat aan elke eis uit de gebruikte standaard wordt voldaan binnen alle activiteiten.
• Het verifiëren dat het kwaliteitsbeleid van het bedrijf wordt gerespecteerd.
• Het verifiëren van de juistheid van de ingevoerde werkwijzen met betrekking tot het gedefinieerde systeem.
• Het verifiëren dat het kwaliteitssysteem bijdraagt aan het bereiken van de doelen zoals deze door de organisatie zijn verwoord.

Fase 4: Uitgifte certificaat
Na afsluiting van de initiële audit en verificatie van corrigerende maatregelen naar aanleiding van eventuele bevindingen wordt door de certificerende instantie het certificaat uitgereikt.

Fase 5: Opvolgingsaudits
Door middel van periodieke opvolgingsaudits wordt de handhaving en implementatie van het managementsysteem door de certificerende instantie geverifieerd. Afhankelijk van het bij certificatie opgestelde schema worden periodieke audits jaarlijks of halfjaarlijks uitgevoerd.

Meer informatie
Wilt u meer informatie over het certificeringstraject dan zijn wij graag bereid dit in een persoonlijk gesprek nader aan u toe te lichten.

aanvullende informatie iso-certificering